名刺BOXで人脈のオンライン化と活用

私は年に約2000枚の名刺を交換する。

帰社してから用件があればお礼も兼ねてメールをする。TwitterやFacebookユーザーならばそちらでつながる。リアル世界で名刺交換しただけの関係は消滅しやすいが、オンラインのソーシャルネットワークでつながっておくと縁が持続しやすい。オンライン化が私なりの人脈術の核だ。

名刺はだいたい一カ月くらい机の上に重ねて置いておく。一か月以内に使う必要がなかったら、その方とは縁がなかったと思ってばっさり整理してしまう。名刺ホルダーに、あいうえお順に並べて蓄積したりしない。何年も前に名刺交換しただけの人との縁が役立つことって少ないからなあと思って、フロー的な活用スタイルを通してきた。

しかし、この方法だと大きな落とし穴がある。大企業の役員クラスとか大学の老教授とか偉い方々はツイッターやフェイスブックをあまりやっていない。オンラインでつながるのが結構難しい。さらに各種挨拶上や年賀状などを紙で郵送する必要がある相手だ。名刺に書いてある情報が必要なのだ。

人脈を社内で共有したいというニーズもある。名刺のデータベース化はこれまで何度も挫折してきたが、最近、無料で使える（名刺登録代行は有料）名刺BOXというサービスを使い始めて、今度はいけるかもという気になっている。

名刺BOX
http://promo.meishibox.jp/index.html

名刺BOXは名刺の登録、一覧、検索が可能なオンラインのデータベース・サービス。名刺をスキャナーで読み取って、その画像を見ながら情報を登録できるのが特徴。有料になるが、人手による画像からの情報登録を代行してもらうこともできる。名刺の画像自体をいつでも呼び出せるので安心である。

私が便利だなと思っている3大ポイントを紹介すると、

１　企業ニュース

登録した名刺の企業に関するニュースを検索して、最新の記事一覧をトップ画面に表示する機能。訪問前に会社の情報を調べたり、新製品や人事異動の話を読んでメールをしたりと眠っている人脈の掘り起こし、営業活動にとても重宝する。

２　携帯電話機能

名刺データベースはケータイから使えないと価値半減だと思う。ケータイからワンクリックでメールを送信することもできる。

３　組織図生成

一回の会議で10人以上が参加してくれる大企業との会議の場合、部門部署で人脈を整理したいとずっと思っていた。とても詳細に組織構造を登録できる。他のユーザーとの共有機能を使うと、さらに組織的な営業攻略作戦が立てられる。

単にデータベース化するだけでなく、活用のための機能があるのがいい。EXCELにデータベース化しても年賀状の差し込み印刷くらいしか使いようがないが、名刺BOXだとアクションにつなげやすい。

名刺のデータベース情報から、ワンクリックで地図や乗換案内、経路案内に飛ぶ機能、同一人物の重複登録を見つけだす「名寄せ機能」、他のユーザーと名刺を共有する機能など、その他便利な機能が用意されている。フリー記述のメモをつけることができるのもうれしい。

今後も机の上の名刺は一カ月でばっさり整理してしまうつもりだが、こうやってオンライン化しておけば、ストック整理派のメリットも得られると期待している。プライバシーマーク取得の上場企業が自社データセンターを使って運営しているサービスだが、基本無料というのも気に入っている。

将来的には紙の名刺にチップを埋め込んで、名刺を交換した瞬間に名刺BOXに自動登録される機能（？）とか希望である。

名刺BOX
http://promo.meishibox.jp/index.html