デジタルとネットワークで会議は踊る？

今日はどうも書く気が起きないので過去(2003年）にあるニュースサイトに寄稿した記事の再掲載。そのサイトは既に消えているので、それなりに意義があるかなと。

■会議を支援するノウハウやツール、環境

共創の場として真っ先に連想するのが会議である。ブレインストーミング、問題解決、意思決定、報告や雰囲気づくり、会議の目的はさまざまであるが、日常的に、組織のコミュニケーションプロセスで重要なイベントである。普通のビジネスマンなら年間何百回もの会議を経験しているだろう。

その重要性の割に、工夫のある会議というのは少ないと感じる。そこに参加する人数に比例して、生産性が高まることは稀である。大人数になれば、各自が持っている潜在的な情報や知恵の総和が増えるはずなのに、大抵は逆に、会議がだらだら長引いたり、形式的になって自由な意見がでなかったりする。

工夫と言うのはノウハウやツールのこと。例えば他人の意見を否定しないでアイデアを出し合うというのは、簡単だけれど効果のあるノウハウだ。発言に時間制限を設けて、時間が近づくとチーンと鳴るチャイムは、以外に役立つツールである。長引く会議が煮詰まったときには、チョコレートやキャンディなど甘いものを配ると言うのも、一般的な工夫のひとつだろう。

環境も大きい。会議室の机の形状やレイアウト。壁の色やインテリア。会社によっては廊下や階段の踊り場に小さなテーブルを置いて、立ちながら手短な会議ができるようにしているケースもある。これはかなり有効だと言う。煙草部屋は人を選ぶが、独特のマッタリ感が、きちんとした会議室ではでないアイデアを生んだりする。

■ITによる会議支援の現状と可能性

じゃあ、ITは会議をどう支援しているだろうか？どんな支援がこれから可能だろうか？そしてその有効性は？

ここ数年、会議に議事録担当以外の人間も、ノートPCを持ち込むケースが増えていると思う。私の主観では、この持込はあまりうまく機能していないと思う。自然と目線は話者を向かずに液晶画面をみつめてしまうから、アイコンタクトによる活性化が失われる。PCに向かう人間も、積極的に発言する側というよりは、淡々と記録する側に回ってしまう。いや、会議に向かっているならまだマシで、無関係なメールチェックやネットサーフィンに時間を費やしてしまう人も少なくないはずだ。

なぜ会議生産性にPCがうまく機能しないのかと言えば、会議を支援する、良いアプリケーションがないからだろう。会議室予約のWebアプリやビデオ会議システム以外、これといったツールがないように思える。

まだ一般的とは言えないが、この分野を支援するITツールはいくつか登場している。

・音声、映像と連動するメモ　Quindi
http://www.quindi.com/

会議の音声や映像を記録しながら、電子メモをとる。電子メモはデータベース化され、そのメモがとられた時間の音声や映像を見ることができる。

・ホワイトボードのデジタル化　mimio
http://www.kokuyomimio.com/

ホワイトボードに書いた内容を取り込み、プロジェクターで投影したPC画面をその場で操作。

・論内容のリアルタイム可視化　コラジェクター
http://www.ciec.or.jp/event/2002/papers/pdf/E0120.pdf
http://www.keiomcc.com/colla0305/

会議の内容を訓練された担当者が聞きながら、プロジェクター上で、パワーポイントの概念図にまとめていく。コラジェクターはこの知識流通のイベントで以前、試しているが、私はかなり感動した。だらだら話していても、自然と概念図が話を収束方向へ向けてくれる感じが良かった。

さて、これから会議はITでどう変わるのだろうか？ツールは会議の何をどう支援すべきなのだろうか？